Bij verschillende bedrijven leven de binnendienst en de buitendienst een gescheiden leven dat enkel verbonden wordt door papieren werkbonnen die in de ochtend opgehaald worden en aan het eind van de dag ingeleverd worden. Er zijn veel administratieve handelingen nodig om taken in te plannen, werkbonnen voor te bereiden en eenmaal ingevuld weer te verwerken, om vervolgens achter de betaling aan te moeten. Natuurlijk raken we gehecht aan onze gewoontes en is iedere verandering spannend, maar de schakeling van binnendienst en buitendienst kan tegenwoordig op een veel efficiëntere manier. Met behulp van de werkbon app van OutSmart kun je jouw buitendienst verbinden met je binnendienst en je administratieve proces veel soepeler laten verlopen.
In dit artikel:
Papieren werkbon is kwetsbaar
Naast het feit dat het werken met papieren werkbonnen niet erg duurzaam is, is het ook een kwetsbare manier van werken. Een fysieke werkbon is snel verloren geraakt of beschadigd, naast het feit dat het soms al een kunst is om het handschrift van je buitendienstmedewerker te ontcijferen. Het komt geregeld voor dat een binnendienstmedewerker achter een buitendienstmedewerker aan moet om aan de ingevulde werkbonnen te komen voordat deze het administratieve proces kan afronden. Waarom zou je aan deze ongemakken vasthouden als het ook digitaal kan? Geen fysieke werkbonnen meer, maar digitale werkbonnen die meteen met behulp van de werkbon app verzonden kunnen worden en meteen ook ingeboekt kunnen worden.
Digitaliseer ook de planning
Wanneer je je buitendienst met een digitaal systeem gaat aansturen, kun je ook gebruik maken van een digitaal planbord. Dat is uiteindelijk een eenvoudigere en overzichtelijkere manier om tot een planning te komen. Vanuit dit digitaal planbord kunnen de werkbonnen digitaal naar de juiste buitendienstmedewerker verstuurd worden. Deze kan de werkbon op zijn telefoon of tablet aflezen en de taak uitvoeren. Wanneer de taak afgerond is, kan de werkbon digitaal ingevuld worden door de buitendienstmedewerker en door de klant ook digitaal ondertekend worden. De bon kan dan meteen weer naar de binnendienst verstuurd worden. De binnendienstmedewerkers hebben zo ook meteen zicht op hoever de buitendienstmedewerker staat met zijn taken en of dit volgens planning verloopt.
Foto’s meesturen en meteen afrekenen
Omdat de werkbon app op een smartphone of tablet gebruikt wordt, is er ook de mogelijkheid om foto’s bij te voegen bij de digitale werkbon. De medewerker kan dan foto’s van voor en na de werkzaamheden meeleveren. Hiermee kan discussie met de klant voorkomen worden, omdat je dan in het bezit bent van bewijsmateriaal. Om discussie verder te voorkomen, is het ook handig als de klant meteen bij het ondertekenen van de werkbon de factuur kan betalen. Op dat moment weet hij namelijk nog waar hij voor betaalt. De werkbon app van OutSmart kan gekoppeld worden aan het betaalsysteem SumUp, waarmee er ter plekke na afronding van de werkzaamheden betaald kan worden. Zo hoef je ook niet meer achter je geld aan, wat altijd een van de vervelendste dingen in de dienstverlening is.
Een professionelere uitstraling
Niet alleen vergemakkelijk je je eigen administratieve proces met digitale werkbonnen en de werkbon app, ook de klant profiteert ervan omdat deze de order hiermee ook meteen kan afronden door gelijk te betalen. Daarmee laat je als bedrijf ook een professionelere indruk achter op de klant dan wanneer je met papieren aan komt zetten. Omdat je op deze manier ook veel dubbele handelingen uit je administratieve proces haalt, verloopt het traject van begin tot eind ook een stuk vlotter. Niet alleen je klant zal dit professioneler vinden, ook je eigen medewerkers zullen er blij mee zijn.
